OneDrive et conformité RGPD : quelques points de repère

Un cabinet d’avocats manipule des documents sensibles tous les jours : pièces de procédure, contrats, échanges avec les clients, documents financiers. Choisir où et comment les stocker, c’est donc une question de sécurité, de RGPD et de secret professionnel.

OneDrive peut tout à fait trouver sa place dans l’organisation documentaire d’un cabinet, à condition de bien distinguer les offres, les paramètres et la façon dont les documents sont gérés.

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OneDrive est-il conforme au RGPD ?

La réponse courte est oui, mais sous conditions. Microsoft OneDrive intègre les garanties juridiques et techniques nécessaires pour respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). L'éditeur américain a notamment signé les clauses contractuelles types de l’Union européenne et s’engage à stocker les données des clients européens au sein de sa limite de données de l’UE (EU Data Boundary). De plus, les données professionnelles y sont chiffrées en transit et au repos et sont isolées pour ne jamais servir à l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle.

Cependant, cette conformité n'est pas automatique et repose sur deux vigilances majeures pour les organisations :

• La responsabilité de l'utilisateur (le "contrôleur de données") : OneDrive fournit les outils (gestion des durées de conservation, suivi des accès, Purview eDiscovery), mais c'est à l'entreprise de les paramétrer correctement. La mauvaise gestion des liens de partage externes ou l'absence de procédure lors du départ d’un salarié peuvent rapidement créer des failles de conformité.‍
• Le conflit législatif américain : En tant qu'entreprise américaine, Microsoft reste soumise au Cloud Act. Théoriquement, les autorités américaines peuvent exiger l’accès à des données, même si elles sont physiquement stockées en Europe. Pour cette raison, certaines autorités de régulation (comme la CNIL en France) émettent des réserves, et l'utilisation de OneDrive peut s'avérer délicate pour le stockage de données hautement souveraines ou sensibles (médicales, secret industriel).

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En résumé, OneDrive est un outil RGPD-compatible, mais sa conformité réelle dépend de la gouvernance informatique que vous appliquez et de la sensibilité des fichiers que vous y déposez.

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Où sont hébergées les données ?

Pour l’environnement utilisé avec Nemitis, les données sont hébergées dans deux centres de données Microsoft (data center) situés en France, dont un à Strasbourg.

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Quelle offre Microsoft 365 pour synchroniser Nemitis avec OneDrive ?

Nemitis se synchronise avec OneDrive uniquement via la licence Microsoft 365 Business Standard, ou sa version sans Teams. Ces deux offres professionnelles permettent l’intégration entre l’espace documentaire de Nemitis et OneDrive.

Ainsi, un compte OneDrive Personnel ou Famille n’est pas adapté pour une synchronisation avec Nemitis.

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OneDrive et secret professionnel

Le respect du secret professionnel exige que seules les personnes ayant besoin d’un document pour leur mission puissent y accéder. Si OneDrive assure le stockage, il ne gère pas automatiquement les règles d'accès strictes liées à votre métier.

Pour sécuriser vos fichiers, une solution comme Nemitis est indispensable. Nemitis permet de restreindre l'accès à vos dossiers en fonction du rôle de chaque membre du cabinet. Cela bloque les erreurs humaines (comme un lien partagé par mégarde) et garantit une confidentialité totale.

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Synchronisation, archivage et conservation des dossiers

La synchronisation entre Nemitis et OneDrive vous permet de retrouver dans OneDrive les documents créés dans Nemitis et inversement (modèles, factures, documents, sous-dossiers). Vous accédez ainsi directement à vos documents dans l’environnement Microsoft que vous utilisez potentiellement déjà.

Attention toutefois à ne pas tout confondre : synchronisation, archivage et conservation légale sont trois sujets différents. Pour information, OneDrive vous permet d’archiver vos dossiers pour une durée indéfinie afin de répondre aux obligations de conservation de votre cabinet.

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Nemitis : un environnement documentaire ouvert

Nemitis s’appuie sur OneDrive pour la gestion documentaire et se connecte à d’autres outils que les avocats utilisent déjà (Outlook, Yousign, Pennylane…). L’objectif est que vos documents ne soient pas bloqués dans un environnement fermé. Vous les retrouvez là où vous avez l’habitude de les chercher, et ils vous appartiennent.

Ainsi, si un jour vous souhaitez quitter Nemitis, vous n’avez qu’à désynchroniser votre OneDrive de Nemitis : tous vos dossiers disparaîtront de l’interface Nemitis, mais seront conservés dans votre OneDrive, accessible depuis votre propre explorateur de fichiers.

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Conclusion

OneDrive est un outil utile pour organiser les documents d’un cabinet, à condition de choisir la bonne offre, de bien paramétrer les accès et de respecter le secret professionnel.

Pour les utilisateurs de Nemitis, la synchronisation avec OneDrive nécessite Microsoft 365 Business Standard ou sa version sans Teams.

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